DỰ THẢO

 QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế Tổ chức điều hành và Quy định Thu chi tài chính của Trung tâm Trọng tài Thương mại Luật gia Việt Nam

------------------------------

TRUNG TÂM TRỌNG TÀI THƯƠNG MẠI LUẬT GIA VIỆT NAM (VLCAC)

Căn cứ Luật Trọng tài thương mại số 54/2010/QH12 ngày 17 tháng 6 năm 2010 có hiệu lực ngày 01/01/2011;

Căn cứ Giấy phép số 411/QĐ-BTP và Quyết định số 12/BTP-GP ngày 14/03/2016 của Bộ Tư pháp về việc cho phép thành lập và phê chuẩn Điều lệ Trung tâm Trọng tài Thương mại Luật gia Việt Nam;

Căn cứ Giấy đăng ký hoạt động số 11/TP/ĐKHĐ-TT do Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 12 tháng 04 năm 2016;

Căn cứ Quy tắc tố tụng của Trung tâm Trọng tài Thương mại Luật gia Việt Nam (VLCAC) ngày 04/07/2016;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành kèm theo Quyết định này là Quy chế Tổ chức điều hành và Quy định về Thu chi tài chính của Trung tâm Trọng tài Thương mại Luật gia Việt Nam.

Điều 2: Văn phòng, Ban thư ký, Trung tâm hòa giải, các Ban khác của Trung tâm Trọng tài Thương mại Luật gia Việt Nam và toàn thể Trọng tài viên có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Điều 3: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH TRUNG TÂM TRỌNG TÀI THƯƠNG MẠI LUẬT GIA VIỆT NAM (VLCAC)

(Ban hành kèm Quyết định số 05/QĐ-TT/2016 của trung tâm trọng tài thương mại Luật gia Việt Nam)

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nguyên tắc điều hành, nguyên tắc quản lý, cùng mối quan hệ giửa các bộ phận trong Trung tâm Trọng tài Thương mại Luật gia Việt Nam ( sau đây gọi là VLCAC ).

Điều 2: Nguyên tắc hoạt động của Ban Điều hành

Ban Điều hành VLCAC điều hành, quản lý và kiểm soát mọi hoạt động theo nguyên tắc thống nhất về tổ chức và tập trung về quản lý.

Điêu 3: Cơ chế quản trị, điều hành

Quản trị theo chế độ tập thể: Ban điều hành hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách.

Điều hành theo chế độ cá nhân phụ trách: Chủ tịch điều hành và quản lý các hoạt động theo chế độ thủ trưởng phân công và ủy quyền cho các Phó chủ tịch phụ trách các lỉnh vực cụ thể. Tổng thư ký và Ban thư ký do chủ tich VLCAC chỉ định điều hành một số công việc được phân công hoặc ủy quyền.

CHƯƠNG II

TỔ CHỨC BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

Điều 4: Ban Điều hành

Ban Điều hành gồm Chủ tịch và 02 Phó chủ tịch.

Điều 5: Văn phòng

Văn phòng là bộ phận giúp việc của Ban Điều hành, văn phòng gồm các bộ phận sau:

1. Bộ phận hành chính quản trị: Giúp việc cho Ban Điều hành trong công tác hành chính, nhân sự của VLCAC.
2. Thực hiện công tác văn thư: tiếp nhận công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, đánh máy, phân phối văn bản, lưu trử văn bản…
3. Quản lý và sử dụng con dấu.
4. Thực hiện công tác tổ chức nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, lao động, tiền lương theo quy định của pháp luật.
5. Quản lý tài sản, bảo đảm cơ sở vật chất kỷ thuật cho hoạt động của VLCAC.
6.  Bộ phận kế toán: Giúp Ban Điều hành về công tác kế toán, tài vụ:
7. Thiết lập hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo, biểu mẫu, thống kê theo quy định của pháp luật kế toán.
8. Quản lý các quỷ, các nguồn thu và các khoản chi.
9. Lập dự toán phân phối lợi tức trình Chủ tịch xem xét quyết định.
10. Ban thư ký nghiệp vụ: thực hiện các công việc tác nghiệp chuyên môn cho VLCAC:
11. Giúp Hội đồng Trọng tài hoặc Trọng tài viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ giải quyết tranh chấp.
12. Chuẩn bị điều kiện vật chất, kỷ thuật cho Hội đồng Trọng tài hoặc Trọng tài viên giải quyết tranh chấp.
13. Lập biên bản các phiên họp trong quá trình giải quyết tranh chấp.
14. Tiếp nhận các tài liệu của các bên tranh chấp, thông báo các quy định của VLCAC ý kiến đến các bên tranh chấp theo chỉ đạo của Hội đồng trọng tài hoặc Trọng tài viên.
15. Khi cần thiết Ban Điều hành quyết định thành lập các bộ phận khác.

CHƯƠNG III

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CHỨC DANH TRONG BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

Điều 6: Chủ tịch

Chủ tịch là người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm điều hành, quản lý, quyết định các công việc thường xuyên đồng thời là chủ tài khoản của VLCAC.

Nhiệm vụ và quyền hạn của Chủ tịch được quy định theo điều lệ VLCAC.

Điều 7: Các phó chủ tịch

1. Phó chủ tịch Thường trực là người thay mặt Chủ tịch khi Chủ tịch vắng mặt, giúp chủ tịch trong hoạt động điều hành, quản lý. Trực tiếp phụ trách văn phòng, các lĩnh vực hành chính, quản trị. Giúp Chủ tịch xây dựng chương trình công tác, phát triển trọng tài viên, kiện toàn về tổ chức và cơ sở vật chất của VLCAC.
2. Giúp Chủ tịch dự thảo hoặc ra soát, sửa đổi bổ sung, hoàn thiện quy tắc tố tụng trọng tài, quy tắc hòa giải, các quy chế, quy định liên quan đến tổ chức, hoạt động của VLCAC khi cần thiết hoặc theo quy định pháp luật.
3. Phó Chủ tịch phụ trách chuyên môn giúp Chủ tịch về lĩnh vực chuyên môn. Đảm nhận nhiệm vụ Chủ tịch Hội đồng thẩm định, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho Trọng tài viên.

Điều 8: Trọng tài viên

Trọng tài viên phải chấp hành sự điều hành và quản lý của Ban Điều hành.

Khi thực hiện nhiệm vụ giải quyết tranh chấp phải tuân theo các quy định của pháp luật, điều lệ và quy tắc tố tụng của VLCAC.

Khi được Chủ tịch chỉ định tham gia giải quyết vụ tranh chấp thì Trọng tài viên không được từ chối trừ trường hợp bất khả kháng hoặc theo quy định của pháp luật.

Trọng tài viên đang tham gia giải quyết vụ tranh chấp thì không được từ nhiệm, trừ trường hợp vì lý do bất khả kháng hoặc do quy định của pháp luật. trong trường hợp này trọng tài viên báo có với Chủ tịch VLCAC để tiến hành thủ tục chọn Trọng tài viên khác thay thế và bàn giao toàn bộ hồ sơ vụ tranh chấp cho Trọng tài viên được cử thay thế.

Điều 9: Hội đồng thẩm định

Khi cần thiết Chủ tịch quyết định thành lập Hội đồng thẩm định. Hội đồng thẩm định giúp ý kiến về chuyên môn để Hội động Trọng tài hoặc Trọng tài viên tham khảo khi giải quyết các vụ tranh chấp được khách quan vô tư.

Hội đồng thẩm định do Phó Chủ tịch phụ trách chuyên môn làm Chủ tịch theo từng vụ việc cụ thể. Chủ tịch hội đồng thẩm định quyết định thành phần của Hội đồng thẩm định.

Hội đồng thẩm định tự giải thể sau khi vụ tranh chấp được giải quyết.

Điều 10: Ban thư ký VLCAC

1. Ban Thư ký trực tiếp điều hành quản lý văn phòng và thực hiện các yêu cầu của Hội đồng Trọng tài hoặc Trong tài viên trong quá trình giải quyết vụ tranh chấp theo quy tắc tố tụng của VLCAC.
2. Ban Thư ký có các nhiệm vụ sau:
   1. Tiếp nhận đơn và hồ sơ tranh chấp;
   2. Gửi giấy tờ của VLCAC cho cá nhân, tổ chức có liên quan;
3. Cung cấp thông tin về VLCAC, Trọng tài viên của VLCAC khi có yêu cầu của khách hàng và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
4. Chuẩn bị các điều kiện vật chất, kỷ thuật cần thiết cho hoạt động giải quyết tranh chấp;
   1. Quản lý thu phí Trọng tài, phí phí hành chính và các khoản phí khác;
   2. Lưu trử và bảo quản tài liệu, hồ sơ liên quan đến hoạt động của VLCAC theo quy định của pháp luật
   3. Các công việc khác theo sự phân công của Ban điều hành.

CHƯƠNG IV

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ LÀM VIỆC

Điều 11: Quản lý nhân viên

Việc quản lý nhân viên bao gồm tuyển dụng, tiền lương, đào tạo, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và cho thôi việc người lao động thuộc quyền hạn của Chủ tịch, căn cứ vào đề nghị của Ban Thư ký

Điều 12: Quản lý tài sản

Việc mua sắm, sửa chửa trang thiết bị văn phòng và thanh lý công cụ lao động tài sản cố định do Ban điều hành quyết định.

Bộ phận hành chính quản trị chịu trách nhiệm quản lý tài sản về mặt số lượng và chất lượng. bộ phận kế toán theo dõi về giá trị và khấu hao.

Điều 13: Quản trị tài chính

1. Nguồn thu tài chính của VLCAC bao gồm các khoản:
   • Nguồn tài trợ từ các tổ chức trong và ngoài nước
   • Vốn do các trọng tài viên đóng góp:
   • Phí trọng tài
   • Phí hòa giải
   • Phí chỉ định trọng tài viên
   • Các khoản thu từ hoạt động hội thảo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nghiên cứu, các dịch vụ hành chính, văn phòng.
   • Các khoản thu khác từ hoạt động của Trung tâm.
2.   Trong kỳ tài chính, Phó chủ tịch Phụ trách xây dựng - phát triển lập dự trù tài chính và trình lên Chủ tịch VLCAC phê duyệt.

Hằng năm, mỗi Trọng tài viên đóng phí trọng tài viên là một triệu đồng

Mức dự trù tài chính được quy định cụ thể như sau:

• 30% chi cho các khoản thuế ( 20% thuế TNDN, 10% Thuế VAT)
  • 20% chi cho các hoạt đông phí.
  • 37% chi cho các Trọng tài viên tham gia xét xữ.
  •   8% chi cho thư ký tham gia xét xữ.
  •   5% chi cho Quỷ phát triển, Quỷ khen thưởng và các hoạt động khác.
• Góp vốn thành lập VLCAC
• Trong vòng 90 ngày kể từ ngày được Bộ Tư pháp cấp giấy phép thành lập, các trọng tài viên sáng lập phải góp đủ vốn bằng tiền vào tài khoản của Trung tâm.
• Trường hợp trọng tài viên sáng lập không góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết thì số vốn chưa góp được coi như là nợ của trọng tài viên đó đối với Trung tâm; trọng tài viên đó phải chịu trách nhiệm do không góp đủ và đúng hạn số vốn cam kết. Sau thời hạn cam kết cuối cùng mà trọng tài viên đó vẩn góp chưa đủ số vốn đã cam kết thì số vốn chưa góp được các trọng tài viên sáng lập còn lại nhận góp đủ. Trong thời gian này, nếu Trung tâm làm ăn có lãi, Trọng tài viên không góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết chỉ được chia lợi nhuận trên cơ sở vốn thực góp. Nếu trung tâm làm ăn thua lỗ thì trọng tài viên không góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết vẩn phải chịu trách nhiệm bù lỗ trong phạm vi số vốn đã cam kết góp trước đó.

Điều 14: Chế độ sinh hoạt định kỳ

Hàng quý, Ban điều hành họp một lần đánh giá hoạt động của VLCAC đồng thời đề ra kế hoạch công tác thời gian tới.

Hàng năm, tổ chức Hội nghị toàn thể Trọng tài viên.

Ban thư ký chuẩn bị nội dung tất cả các cuộc họp định kỳ và Chủ tịch chủ trì.

Các Trọng tài viên tham gia cuộc họp đầy đủ, nếu vì lý do bất khả kháng không dự họp được phải ủy quyền cho Trọng tài viên khác tham dự.

Chế độ trực công tác của Trọng tài viên: Theo phân công của Ban điều hành.

Điều 15: Chế độ báo cáo định kỳ

Tổng thư ký có trách nhiệm báo cáo định kỳ các hoạt động của VLCAC theo quy định của Nhà nước. Chủ tịch duyệt báo cáo và quyết định nội dung báo cáo.

Điều 16: Chế độ công tác phí

 Cán bộ nhân viên đi công tác được hưởng công tác phí

Điều 17: Chế độ nghĩ phép

Đối với cán bộ nhân viên VLCAC: Thực hiện chế độ nghĩ phép theo quy định của Bộ luật Lao động và văn bản liên quan.

Điều 18: Chế độ kỷ luật

Chủ tịch VLCAC là người có thẩm quyền kết luận các vi phạm và áp dụng các hình thức kỷ luật theo quy định của Bộ luật Lao động đối với Trọng tài viên, người lao động. Trường hợp gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật

Đối với trọng tài viên vi phạm về đạo đức, nghiệp vụ, nội quy của VLCAC do Đại hội VLCAC quyết định theo quy định của pháp luật và Điều lệ của VLCAC.

Điều 19: Chế độ khen thưởng

Trọng tài viên và người lao động của VLCAC hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao và có đóng góp cho sự phát triển của VLCAC được khen thưởng. Việc khen thưởng và mức tiền thưởng do Đại hội thường kỳ toàn thể các Trọng tài viên của VLCAC quyết định. Tiền thưởng được trích từ quỷ khen thưởng của VLCAC.

CHƯƠNG V

CHI NHÁNH CỦA TRUNG TÂM

Điều 20: Chi nhánh của Trung tâm

1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của VLCAC, hoạt động phù hợp với lĩnh vực hoạt động ghi trong Giấy phép thành lập của VLCAC.
2. VLCAC phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Chi nhánh. VLCAC cử một Trọng tài viên làm Trưởng Chi nhánh.
3. Các hoạt động thu, chi tài chính của chi nhánh trước khi ký phải lên kế hoạch dự toán và trình lên Chủ tịch VLCAC phê duyệt theo quy chế hoạt động của Ban điều hành Trung tâm trọng tài.

Điều 21: Quyền và nghĩa vụ của Trưởng Chi nhánh.

1. Trưởng Chi nhánh được quyền nhân danh và thay mặt Chủ tịch VLCAC thực hiện tất cả các công việc có liên quan đến hoạt động của Chi nhánh VLCAC bao gồm nhưng không giới hạn các công việc sau đây:
2.   Quyết định nội dung, ký, đóng dấu trên các văn bản, tài liệu bao gồm nhưng không giới hạn:
   • Báo cáo theo quy định của cơ quan chức năng liên quan đến hoạt động của Chi nhánh (bao gồm cả định kỳ và đột xuất).
   • Văn bản liên quan đến vấn đề lao động bao gồm: Văn bản liên quan đến tuyển dụng, hoặc thư mời làm việc, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, các quyết định tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, đề bạt, điều động, xử lý kỷ luật, thôi việc, báo cáo về lao động, nhân sự gửi các cơ quan chức năng và tất cả các vấn đề khác liên quan đến vấn đề lao động trong phạm vi hoạt động của Chi nhánh.
   • Các hợp đồng, thỏa thuận dân sự, thương mại bao gồm: Hợp đồng mua, bán trang thiết bị, văn phòng phẩm…của Chi nhánh.
   • Văn bản, công văn giao dịch, biên bản làm việc với cơ quan chức năng, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp hoặc bất cứ bên thứ ba nào liên quan đến hoạt động của Chi nhánh.
   • Các văn bản hoạt động về thuế, Bao gồm: Hồ sơ khai thuế, quyết toán, bao gồm cả bảng biểu, mẫu biểu kèm theo hồ sơ thuế gửi tới cơ quan thuế, và tất cả các hồ sơ và/hoặc văn bản giao dịch khác có liên quan đến quyền và nghĩa vụ thuế của Chi nhánh tại chi cục thuế địa phương.
   • Thay mặt thực hiện các giao dịch đối với tài khoản ngân hàng của Chi nhánh như: lệnh thanh toán và các giao dịch khác phục vụ cho yêu cầu hoạt động của Chi nhánh. Các hoạt động chi tài chính của chi nhánh trước khi ký chi phải lên kế hoạch dự toán và trình lên Chủ tịch VLCAC phê duyệt theo quy chế hoạt động của Ban điều hành Trung tâm trọng tài.
   • Sao y tất cả các bản chính các văn bản, tài liệu của Chi nhánh.
   • Tất cả các văn bản, tài liệu, giấy tờ, công văn khác liên quan đến hoạt động của Chi nhánh.
   •   Liên hệ, làm việc với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các đối tác, khách hàng nhà cung cấp hoặc bất cứ bên thứ ba nào về các vấn đề liên quan đến hoạt động của Chi nhánh.
   • Các quyền khác theo quy định của Pháp luật.

1. Trách nhiệm của Trưởng Chi nhánh
2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về các công việc thuộc phạm vi thẩm quyền của mình;
3. Trong quá trình thực hiện công việc, nếu có các vấn đề phát sinh nằm ngoài phạm vi thẩm quyền, Trưởng Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản cho Chủ tịch VLCAC để xem xét xử lý;
4. Trách nhiệm khác theo quy định của Pháp luật.

Điều 22: Các hoạt động về thuế của chi nhánh.

Chi nhánh của VLCAC là đơn vị hạch toán phụ thuộc của VLCAC nên trong kỳ kê khai thuế, Chi nhánh chỉ tập hợp chứng từ, sổ sách, cuối tháng gửi về VLCAC để kê khai, quyết toán thuế. Ngoại trừ thuế GTGT thì Chi nhánh phải kê khai nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định tại Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều củ0a Luật Quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/7/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế; và Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định số 91/2014/NĐ-CP ngày 01/10/2014 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều tại các Nghị định quy định về thuế.

CHƯƠNG VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 23: Trách nhiệm và hiệu lực thi hành.

Toàn thể trọng tài viên, người lao động làm việc tại VLCAC có nghĩa vụ thi hành nghiêm chỉnh các quy định của quy chế này.

Trong quá trình thực hiện, khi cần thiết quy chế được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy định của pháp luật. Việc sửa đổi, bổ sung do Ban Điều hành dự thảo và trình trước cuộc họp toàn thể Trọng tài viên.

Quy chế có hiệu lực kể từ ngày Chủ tịch ký Quyết định ban hành.

             TP.Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 07 năm 2016

TRUNG TÂM TRỌNG TÀI THƯƠNG MẠI LUẬT GIA VIỆT NAM